A resposta curta: guarde cerca de 3 meses de custo fixo se a sua receita é previsível, e de 6 a 12 meses se o negócio é sazonal ou de ciclo de venda longo. Essa é a sua reserva de caixa (o dinheiro parado que segura a empresa quando a receita cai) — e ela não é um número mágico: sai de duas contas simples que você faz hoje. Enquanto seu caixa está abaixo dela, a prioridade é reforçar o colchão, não investir; quando passa dela, aí sim sobra folga para arriscar.

Por que 3 meses? Porque depende do seu risco

A regra de bolso que a G4 Educação ensina em gestão do caixa é ter entre 3 e 12 vezes o seu custo fixo mensal guardado. A faixa é larga de propósito: quanto mais imprevisível o seu faturamento, maior o colchão. A lógica é a mesma da reserva de emergência pessoal — só que aplicada à empresa.

  • Receita previsível (~3 meses): mensalidade, contrato recorrente, movimento estável o ano todo. O caixa entra parecido todo mês, então o risco de um buraco longo é menor.
  • Sazonal ou ciclo longo (6 a 12 meses): loja que vive do Natal, turismo, obra, indústria que vende para poucos clientes grandes. Aqui você pode passar meses sem vender e precisa atravessar o vale sem demitir nem atrasar fornecedor.

Passo 1: descubra seu custo fixo mensal

Custo fixo é tudo que sai independente de você vender ou não: aluguel, folha (salários e encargos), softwares, contador, energia mínima, parcelas de empréstimo. Não entram aqui os custos que só existem quando há venda (matéria-prima, comissão, frete) — esses somem junto com a receita numa crise. Some só o que continua pingando mesmo com a porta fechada.

Passo 2: multiplique pelo seu número de meses

A reserva-alvo é simples: custo fixo mensal × meses de segurança. Se você é previsível, use 3. Se é sazonal, use 6 ou mais. Esse é o valor que você quer ver parado numa conta separada, rendendo, sem misturar com o caixa do dia a dia.

Um exemplo em R$

Uma PME de serviços tem custo fixo mensal de R$ 40.000 (folha, aluguel, sistemas e contador). As metas de reserva ficam assim:

  • Colchão de 3 meses = R$ 120.000. O mínimo para quem tem receita estável — segura a empresa por um trimestre ruim sem cortar ninguém.
  • Colchão de 6 meses = R$ 240.000. O alvo se as vendas oscilam bastante ao longo do ano.

Agora o outro lado da conta: o runway (a "pista de pouso" — por quantos meses o dinheiro que você tem hoje sustenta a empresa se a receita zerar). É só dividir o caixa atual pelo custo fixo. Se essa PME tem R$ 90.000 em caixa, seu runway é 90.000 ÷ 40.000 = 2,25 meses. Ou seja: ainda está abaixo até do colchão mínimo de 3 meses. Esse é o sinal claro de que não é hora de comprar equipamento novo — é hora de recompor a reserva.

"Vivo ou morto por padrão"

O investidor Paul Graham tem uma pergunta que resume tudo isso: sua empresa está default alive ou default dead — viva ou morta por padrão? A ideia é olhar para o caixa e o ritmo de gasto e responder: se nada mudar, você chega ao ponto em que se sustenta antes de o dinheiro acabar? Se o runway é curto e a receita não cresce para cobrir o custo a tempo, você está "morto por padrão" — e precisa agir agora, enquanto ainda há caixa para manobrar. Reserva não é luxo de empresa grande; é o que compra tempo para corrigir a rota.

Como resume Paul Graham em Default Alive or Default Dead?, a hora de descobrir se você vai precisar de fôlego é enquanto ainda dá para reagir — não quando o caixa já secou.

Como aplicar esta semana

  1. Some seu custo fixo mensal — só o que sai mesmo sem vender (aluguel, folha, sistemas, parcelas).
  2. Defina seus meses de segurança: 3 se a receita é previsível, 6 a 12 se é sazonal ou de ciclo longo.
  3. Multiplique os dois: esse é o seu colchão-alvo. Anote o número.
  4. Calcule o runway: caixa de hoje ÷ custo fixo mensal = quantos meses você aguenta.
  5. Compare. Abaixo do alvo, priorize reforçar a reserva; acima, aí sim planeje investir.

Como o Otz.ai faz isso por você

O Otz separa seu custo fixo dos custos variáveis a partir dos lançamentos já conciliados, calcula sozinho o seu colchão-alvo e o runway do mês, e acende um alerta quando o caixa cai abaixo da reserva — indicando quantos meses de fôlego você ainda tem. Ele organiza os números e mostra o cenário; a decisão de segurar ou investir continua sendo sua.

Fontes: regra de 3× a 12× o custo fixo mensal conforme G4 Educação (Gestão do Caixa); conceito de runway e a pergunta "viva ou morta por padrão" em Paul Graham, Default Alive or Default Dead?; fundamentos de reserva de caixa e capital de giro do SEBRAE.